KI-gestützte Dokumentationsassistenz in der Kinder- und Jugendhilfe

Im Kontext der Kinder- und Jugendhilfe verbringen Fachkräfte täglich rund 30 % ihrer Arbeitszeit mit administrativen Tätigkeiten, insbesondere der Dokumentation von Ereignissen und Entwicklungen bei Hilfeempfänger*innen. Diese zeitaufwendige Arbeit beeinflusst sowohl die Qualität der Berichterstattung als auch die Effizienz der Fachkräfte. Häufig müssen Pädagog*innen manuell den Status der Hilfemaßnahme für Leistungsträger wie Jugendämter abgleichen, was nicht nur einen hohen Zeitaufwand bedeutet, sondern auch die Qualität der Berichte beeinträchtigt, da die Dokumentation oft subjektiv gefiltert wird.

Das Projekt setzt an diesem Punkt an und verfolgt das Ziel, durch den Einsatz von KI-Texterkennung die Dokumentationsarbeit in der Kinder- und Jugendhilfe zu optimieren. Durch die Auswertung der vorhandenen Dokumentationseinträge werden automatisierte Zusammenfassungen zu wichtigen Aspekten wie den zu erreichenden Hilfeplanzielen und dem Entwicklungsstand in verschiedenen Lebensbereichen (z. B. Schule, Ausbildung, Familie) generiert.

Geplant ist die Entwicklung eines Large Language Models, das in enger Zusammenarbeit mit Fachkräften aus der Praxis weiterentwickelt werden soll. Es umfasst unter anderem folgende Funktionen:

• Automatisierte Zusammenfassungen: KI-generierte Zusammenfassungen der Tagesdokumentationen, die als Grundlage für die halbjährliche Hilfeplangespräche oder zur Reflexion mit den betroffenen Kindern und Jugendlichen dienen.
• KI-gestützte Impulse für die Dokumentation: Die KI gibt Hinweise auf Aspekte, die länger nicht dokumentiert wurden oder für die noch Berichterstattung erforderlich ist, basierend auf einem pädagogischen Handbuch.
• Assistance bei der Berichtserstellung: Unterstützung der Fachkräfte bei der Erstellung von Entwicklungsberichten und Tischvorlagen durch KI-gestützte Vorschläge und Strukturhilfen.
• Durch die frühe automatisierte Analyse von Dokumentationen können Fachkräfte schneller und zielgerichteter auf den Fortschritt der Hilfe reagieren, was nicht nur die Qualität der Berichterstattung, sondern auch den Erfolg der Hilfe erhöht. Gleichzeitig wird der administrative Aufwand erheblich reduziert.

Die Umsetzung erfolgt in Zusammenarbeit mit Praxispartnern durch die Firma Momontum  (Ansprechpartner: Markus Felk). Die wissenschaftliche Begleitung des Projekts erfolgt durch die Fachhochschule der Diakonie (Ansprechpartner: Prof. Dr. Tim Hagemann).